Een officiële waarschuwing? Wat is dat?

18-06-2026 - Vertoont een werknemer gedrag dat niet voldoet aan de verwachtingen in de organisatie, dan kan diegene hierop aangesproken worden. Als het gedrag zich blijft herhalen, kun je een formele melding maken. Dit heet een officiële waarschuwing. Wat is het precies en wanneer kun je het inzetten? Je leest het in deze blog.

Wat staat er in een officiële waarschuwing?

In de officiële waarschuwing vermeld je:

• Wat er is gebeurd en wanneer.
• Welke interne regels of afspraken zijn overtreden.
• De reactie van de werknemer op het incident.
• Of er eerdere mondelinge of onofficiële waarschuwingen zijn geweest.
• De datum en manier van overhandiging van de officiële waarschuwing.
• Wat de gevolgen of maatregelen zijn als er opnieuw een overtreding plaatsvindt.

De officiële waarschuwing wordt opgenomen in het personeelsdossier. Dit is belangrijk wanneer er vervolgmaatregelen genomen moeten worden, zoals ontslag of schorsing. Het personeelsdossier is dan een bewijsmiddel. De werknemer kan schriftelijk bezwaar maken tegen de officiële waarschuwing. Het bezwaar moet ook worden opgenomen in het personeelsdossier, om te voorkomen dat er een eenzijdig negatief beeld ontstaat.

Wanneer kun je een officiële waarschuwing geven?

In het contract of het personeelshandboek kun je opnemen voor welke gedragingen een officiële waarschuwing gegeven kan worden. Doet een werknemer iets wat niet op die lijst staat, maar ook niet door de beugel kan, dan mag dat ook een reden zijn voor een officiële waarschuwing. Wat zijn veel voorkomende voorbeelden?

• Structureel te laat komen.
• Grensoverschrijdend gedrag.
• Het schenden van vertrouwelijke bedrijfsinformatie.
• Het leveren van slechte prestaties, ondanks eerdere waarschuwingen.
• Opzettelijk niet-naleven van veiligheidsvoorschriften.

Het belang van een officiële waarschuwing

In een recente uitspraak van de rechter komt het belang van een officiële waarschuwing naar voren. In deze zaak had de werkgever een werknemer op staande voet ontslagen, omdat diegenevaak ernstig grensoverschrijdend gedrag vertoonde. Ondanks meerdere voorvallen waar collega’s over hebben geklaagd, heeft de werkgever nooit een officiële waarschuwing gegeven. Mede daarom oordeelde de rechter dat het ontslag op staande voet niet rechtsgeldig was.

Zelf een officiële waarschuwing geven?

Het geven van een officiële waarschuwing is passend om te geven als een werknemer herhaaldelijk gedrag vertoont dat niet past bij de verwachtingen in de organisatie. Leg de officiële waarschuwing vast in het personeelsdossier, zodat mogelijke vervolgstappen genomen kunnen worden. Vraag je je af wanneer jij als werkgever een officiële waarschuwing moet geven of hoe je dit goed vastlegt? Neem contact op met onze arbeidsrecht juristen en voorkom problemen achteraf.

Bij het samenstellen van dit artikel/deze nieuwsbrief is geen rekening gehouden met eventuele bijzondere van toepassing zijnde wetgeving en afspraken zoals opgenomen in de CAO en/of (arbeids)overeenkomst. Daarbij is rekening gehouden met de wetgeving die op het moment van het schrijven van de tekst geldend is. Het kan dus zijn dat, met de veranderende wetgeving, de inhoud later achterhaald is. Mocht je de informatie in de praktijk willen hanteren, neem dan van tevoren even contact op met een van de juristen van Recht-Direct zodat zij je goed kunnen informeren.